Ny oppdatert ”Veileder i bruk av eksportdokumenter”
Det er med glede vi presenterer 5. utgave av ”Veileder i bruk av eksportdokumenter”. Veilederen er ment som et oppslagsverk for bedrifter som eksporterer varer fra Norge og som får krav om å utstede dokumenter for ulike formål i importlandet. Veilederen er gratis.
Selve prosessen med å eksportere varer ut av Norge er verken tid- eller kostnadskrevende. Stort sett krever tollmyndighetene en utførselsdeklarasjon, handelsfaktura og eventuelt fraktbrev. Hadde ansvaret for norske eksportører stoppet her, ville hverdagen ved eksportforsendelser ikke vært et diskusjonsemne i de mange bedrifter. Men det er kravene fra myndigheter og kunder i importlandet som byr på utfordringer, nemlig de utallige varianter av handelsdokumenter som må utstedes i eksportlandet for bruk i importlandet. Derfor pleier vi å si at det å eksportere varer er enkelt med tanke på dokumentasjonskrav, det er import i kjøpers land som byr på problemer.
Krav om signatur og legalisering
Vel, da kan man jo si at det er ikke mitt problem, men det blir ditt problem når kunden ikke får varen levert til avtalt tid fordi dokumentene som kreves ved import ikke foreligger. Veilederen tar for seg en rekke av disse dokumentene, bl.a. hvor man får tak i dem, hvem som skal utstede dem, formålet etc. Mange dokumenter kan lastes ned elektronisk fra internett, men husk at for de aller fleste kreves at de er undertegnet og i tillegg er visert eller legalisert av en tredjepart.
I kontrakten mellom selger og kjøper inngås avtale om leveringsbetingelser for vareforsendelsen. Det aller mest brukte i dag er Incoterms 2000. Leveringsbetingelser handler om fordeling av kostnader, risiko og eksport- og importformaliteter. Det finnes 13 ulike klausuler, fra EXW hvor selger har minimale forpliktelser, til ytterligheten DDP hvor selger også tar rollen som importør i importlandet.
Selv om du inngår minimal forpliktelse, er du ansvarlig for å utstede de dokumenter som kreves i importlandet. Dette har ingenting med leveringsbetingelsene å gjøre. Men husk at selger du på DDP-betingelser må du både presentere eksportdokumentene for de ulike myndighetene og ordne med dokumentene knyttet til fortolling av varene.
Dokumenter og remburs
Eksportdokumenter, eller la oss kalle det handelsdokumenter, er også viktige når man benytter remburs som betalingsmiddel. De handelsdokumentene som kreves i en remburs er absolutte. Sørg derfor alltid for at du til enhver tid skaffer de påkrevde dokumentene.
Dokumentkrav uten rot i regelverk
Vi opplever stadig at norske bedrifter får krav om å utstede et eller annet dokument, enten av kunden eller av myndighetene i importlandet. Dette kan være dokumenter som må ”designes” av bedriften selv. Ofte kan det i tillegg være krav om at dokumentet skal stemples og undertegnes av et handelskammer, ambassade eller tollmyndighet. Problemer oppstår da fordi disse dokumentene ikke er relatert til regelverk, forskrifter eller konvensjoner.
Vær derfor litt skeptisk til å undertegne kontrakter hvor kravet til dokumentasjon virker urimelig. Det går an å stille spørsmål om dette virkelig er et påkrevd dokument, hva det eventuelt skal benyttes til eller lignende. Ofte kan opplysninger på slike dokumenter like gjerne påføres eksempelvis handelsfakturaen.
Dokumentinformasjonen er ditt ansvar
Selv om mange bedrifter benytter speditører, transportører og banker til å utstede handelsdokumenter, er det likevel selger, dvs eksportøren, som er ansvarlig for at de opplysninger som gis på et dokument er korrekte. Feil bruk, ugyldig eller manglende informasjon medfører at varene enten blir forsinket eller i verste fall ikke kommer frem til kunden.
I arbeidet med Veilederen har vi vært så heldige å kunne trekke veksler på en rekke ressurspersoner i Norstella, Mattilsynet, DnB NOR, Pronom, SGS, Kavli, Kuehne Nagel, if Skadeforsikring med flere for å kvalitetssikre opplysninger i veilederen. Denne utgaven er i første rekke oppdatering av innholdet i Veilederen.
Vær oppmerksom på at endringer i rammebetingelser i internasjonal handel, kan medføre endringer om krav, utforming med mer av handelsdokumenter.
Veilederen er gratis og du kan bestille den hos turid.dypedal@innovasjonnorge.no